قسم شئون العاملين في إدارة الموارد البشرية: دوره الهام للشركات

قسم شئون العاملين هو تخصص هام من تخصصات إدارة الموارد البشرية، ومن المهام الأساسية لقسم شئون العاملين، متابعة الموظفين، والتوافق الحكومي، وتطبيق السياسات العامة للشركة. فهو يعتبر الوسيط الذي يربط بين النظام الإداري للشركة وبين الموظفين، وهذا يشمل دور الشركة في حصر بيانات الموظفين وتوفيق أوضاعها مع كافة الجهات الحكومية، كما يقوم بالتأكد من التزام الشركة بكافة القوانين الحكومية الخاصة بالتأمينات الاجتماعية ومكتب العمل، من خلال تولي المهام اللازمة لدعم الشركة والتأكد من توافقها مع كافة اللوائح والأحكام والقوانين، والتزام الموظفين بكافة الإجراءات والسياسات والقوانين الداخلية للشركة والتزامها بالإطار القانوني.

ويقوم قسم شئون العاملين بتولي مهام وإجراءات هدفها التأكد من الالتزام بالقوانين ويقوم أيضًا بتطوير الإجراءات اللازمة للالتزام بالقوانين الجديدة. وتكون مهام شئون العاملين كالتالي:

متابعة الموظفين

1. إجراءات التعيينات

قسم شئون العاملين يتابع إجراءات التعيينات وتحديد وسائل التعيين المناسبة للعاملين الجدد بالشركة ويشمل الأوراق المطلوبة وأي إجراءات داخلية تخص التعيينات.

2. حصر بيانات الموظفين

يقوم قسم شئون العاملين في الشركة بإنشاء قاعدة بيانات لجميع الموظفين تشمل كافة البيانات الشخصية والوظيفية والتأمينية الخاصة بكل موظف. كما يقوم بإنشاء ملف خاص بكل عامل يحتوي على أصول مسوغات التعيين وعقود العمل وكل ما هو يخص العامل.

3. متابعة الحضور والانصراف

من مهام شئون العاملين أيضا، متابعة حضور وانصراف الموظفين، وذلك من خلال جهاز البصمة او كارت الحضور والانصراف او شيت حضور الموظفين.

4. تجديد عقود العمل

يتولى قسم شئون العاملين إجراءات تجديدات عقود العمل للموظفين ومتابعة فترات الاختبار (3 أشهر وفق القانون المصري للعمل).

5. إنهاء عقد العمل

يتولى قسم شئون العاملين كافة الإجراءات الخاصة بإنهاء عقد العمل للموظف واستيفاء ما يتعلق بها من إجراءات أخرى.

التوافق الحكومي

1. التأمينات الاجتماعية
   يقوم قسم شئون العاملين بتقنين موقف الشركة وفقا لأي تعديلات أو تغييرات أو نشرات داخلية صادرة من الهيئة القومية للتأمينات الإجتماعية. كما يقوم بمتابعة موقف أصحاب الأعمال لضمان سلامة موقفهم التأميني، كما يتابع موقف الشركة التأميني للتأكد من الوفاء بكافة الالتزامات المالية الخاصة بالشركة. وتشمل خدمات التأمينات الاجتماعية التأمين النمطي الذي يختص بمتابعة وتنفيذ ومراقبة كافة المهام والأمور المتعلقة بشئون العاملين في مكتب التأمينات التابعة له الشركة مثل:

• فتح ملف تأميني.
• معالجة الأجور التأمينية.
• مراجعة حسابات الشركة لدى التأمينات الاجتماعية.
• تنفيذ ومتابعة الإجراءات اللازمة في حالة التفتيشات.
• استخراج الطابعات التأمينية.
• توريد الاستمارات وتأكيد تسجيلها.

• تأمين السيارات.
• تأمين المقاولات.
• تصور الأجور التأمينية.
• التأمين الصحي الحكومي.
• التأمين الصحي الشامل.

2. مكتب العمل

يتولى قسم شئون العاملين كل ما يخص قانون العمل واللوائح الحكومية التي يجب التوافق معها وتنظيم العلاقة بين الموظف وصاحب الشركة وفق قواعد قانون العمل، واستيفاء متطلبات مكتب العمل مثل:

• إعداد ومراجعة مستندات العاملين بالشركة.
• إعداد ملفات العاملين وما يتعلق بها من أوراق في مكتب العمل مثل (كعب العمل-عقد العمل-الإجازات-الجزاءات).
• الإحصائيات الدورية.
• إشتراطات السلامة والصحة المهنية.
• سداد قيمة إشتراكات الصناديق المختلفة (صندوق الطواريء-الخدمات الثقافية والعمالية-التدريب والتأهيل المهني-الجزاءات).

السياسات العامة

يختص قسم شئون العاملين بتطبيق السياسات العامة للشركة والتعليمات الصادرة عن مجلس الإدارة التي يجب أن يلتزم بها جميع موظفي الشركة من خلال إجراءات معينة، كما يقوم ايضًا بمتابعة تطبيق تلك السياسات واللوائح الداخلية للشركة التي تشمل سياسات الحضور والإنصراف وميثاق التعامل وأخلاقيات العمل وغيرها من السياسات الأخرى.

شئون العاملين أحد أهم أقسام الموارد البشرية في الشركات حيث يقوم بمعالجة روتين العمل والإجراءات المعقدة، ويهتم بتوفير ومتابعة المهام اليومية الخاصة بحياة العامل الوظيفية ومتطلبات الموظفين باختلاف مسمياتهم الوظيفية بهدف تأهيلهم ومساعدتهم في تأدية واجباتهم ومسؤولياتهم تجاه العمل وتحقيق أهداف ورؤية الشركة.